ONLYOFFICE Doces è un suite di applicazioni gratis che si presenta come una validissima alternativa a Microsoft Office
Quando acquistiamo un nuovo PC , in quasi tutti i casi, troviamo preinstallato (soprattutto se abbiamo acquistato un pc con sistema operativo Windows) Microsoft Office.
E’ indubbio che l’azienda di Redmond con la suite Office abbia monopolizzato il mercato ma esistono tante alternative sul mercato GRATUITE altrettanto validissime. Una di queste è per l’appunto ONLYOFFICE Docs.
Già scelta da oltre 7 milioni di utenti, Onlyoffice è l’innovativo collaborative online office che include una serie di tool per la gestione di tutte le attività che fanno parte dell’operatività quotidiana di aziende e dipendenti: dalle email alla creazione e gestione di documenti perfettamente compatibili con Microsoft Office, dalla creazione di calendari condivisi alla gestione di task e gruppi di lavoro.
Le applicazioni di ONLYOFFICE Docs sono tre: Document, Spreadsheet e Presentation, ovvero i corrispettivi di Word, Excel e Powerpoint.
La compatibilità con le applicazioni di Microsoft Office è ottima.
I formati supportati sono tutti i più recenti, sia proprietari (docx, xlsx e pptx) sia aperti (odt, ods e odp); le funzioni evolute a cui gli appassionati non possono rinunciare ci sono tutte. Come le tabelle pivot su Spreadsheet; l’importazione e esportazione di file di testo separati da virgola (CSV); l’esportazione in PDF e molto altro.
Sulla parte ufficio c’è poco da dire, se non che ONLYOFFICE offre anche le applicazioni offline per desktop e mobile (c’è una versione per qualsiasi sistema, persino Windows XP, e una dozzina di distribuzioni Linux, nonché la versione mobile per Huawei AppGallery). L’applicazione offline, appena aperta, fa venire il sospetto che si tratti di una finestra del browser sull’applicazione web. Basta però mettersi in modalità offline per scoprire che in effetti è proprio un’applicazione desktop in tutto e per tutto identica alla controparte web. Il tutto in grado di lavorare su file locali o nel spazio di archiviazione cloud di ONLYOFFICE.
Già questo basterebbe per prendere ONLYOFFICE in seria considerazione, anche perché permette l’installazione su un proprio server locale o remoto. E nella versione community è persino gratuito.
CRM, project management, client di posta e calendario: benvenuta produttività
Fino a qui si è parlato di un ottimo pacchetto software da ufficio, ma ne esistono molti altri. Cos’ha di speciale ONLYOFFICE oltre le ottime applicazioni da ufficio? Tutto quello che c’è intorno e non solo. Si chiama ONLYOFFICE Groups, che comprende tutto quello che in azienda può fare la differenza: email, calendario, CRM e progetti. In sintesi tutto ciò di cui si può avere bisogno.
Il client email, sempre web, permette di includere gli account di posta dei principali gestori, compresi Google e Microsoft. La domanda che qualcuno potrebbe farsi è: “Perché bisognerebbe utilizzare un client web con sistemi di posta che già possiedono un’interfaccia web potente?”. Semplice: innanzitutto per mettere insieme diversi account in un solo client, ma soprattutto perché in questo modo si può lavorare a stretto contatto con il CRM di ONLYOFFICE, uno strumento che da solo vale tutto il pacchetto.
Il Custom Relationship Manager di ONLYOFFICE è dotato di tutte le funzioni che possono soddisfare il 90% dell’utenza dei CRM. In più è personalizzabile, ha i form integrabili con le pagine web per registrare automaticamente al suo interno i lead generati da una campagna; ha un sistema di fatturazione integrata (così anche il professionista può usarlo in autonomia) e con un connettore permette di gestire le chiamate vocali direttamente dall’interfaccia. Insomma, tutto quello che solitamente offrono pacchetti software dal costo importante, lo troviamo all’interno di ONLYOFFICE Groups.
Meno frequente, in pacchetti di questo genere, è la presenza di un software per la gestione dei progetti completo e potente. Si va oltre il solito Gantt: ONLYOFFICE Progetti permette di creare progetti complessi suddivisi in attività da assegnare a diversi utenti, tenendo conto dei tempi (il time tracker monitora le ore spese dagli utenti sui singoli progetti o attività) e dei costi. Anche l’applicazione Progetti, oltretutto, ha la controparte mobile, preziosissima per l’utilizzo ovunque ci si trovi.
Infine c’è il calendario: permette anch’esso la sincronizzazione con i più comuni standard, tra i quali iCal di Google, Apple iCal, Yahoo! e CalDAV. Le funzionalità sono le più comuni, dai calendari personali a quelli di gruppo, dalla gestione di piccoli task alla gestione degli inviti.
Se non basta, ONLYOFFICE si espande grazie ai connettori
Il più grande limite all’adozione di pacchetti così completi, in azienda, è la scarsa possibilità di integrare questi strumenti con quelli di terze parti già presenti. È proprio qui che ONLYOFFICE appare particolarmente interessante. Sul sito ufficiale c’è un ricca libreria di connettori sviluppati sia da ONLYOFFICE stessa sia dalle terze parti. Un esempio possono essere i connettori di Sharepoint, Confluence o Nextcloud, ma anche Basico, OneDrive, Twitter, Facebook, DocuSign e Twilio.
Per chi può fare da sé, ONLYOFFICE è disponibile nei pacchetti open source, installabili su un proprio server attraverso i più disparati formati: dall’immagine Docker ai pacchetti per Windows Server, Debian/Ubuntu, CentOS/RHEL e via dicendo. Non solo, c’è anche la soluzione che si installa in un clic su Digital Ocean, così da dare la possibilità a chiunque, non solo a chi ha le competenze necessarie, di costruirsi il proprio cloud privato in pochi clic.
Infine, per rispondere alla domanda iniziale sulla privacy, si può abilitare la crittografia di tipo Encrypt-then-MAC (AES-256-CBC + HMAC-SHA256). Viene utilizzato il tipo di crittografia AES-256 con algoritmo simmetrico CipherMode.CBC per cifrare i dati sul portale, mentre la funzione di hashing SHA256 abbinata alla schermatura del codice di autenticazione dei messaggi HMAC verifica l’integrità e l’autenticità dei dati criptati. Quello di ONLYOFFICE è un vero cloud privato, sicuro e potente.
Sicurezza prima di tutto: con le Private Rooms i file sono criptati in tutte le fasi
Una particolarità che rende unico ONLYOFFICE è la possibilità di utilizzare i documenti criptati in tutte le fasi del loro utilizzo. Sul mercato infatti esistono diverse soluzioni che si occupano di crittografare i dati. Un sicurezza fondamentale per l’azienda, che però viene vanificata nel momento in cui i documenti devono essere condivisi.
ONLYOFFICE ha risolto il problema grazie all’applicazione desktop di cui abbiamo parlato nei paragrafi precedenti. L’applicazione infatti può accedere a un’area denominata Private Rooms, che consente di condividere e modificare i documenti mantenendoli criptati.
Il meccanismo, sulla carta, è semplice: quando l’utente accede a ONLYOFFICE Workspace, l’applicazione genera una chiave privata e una pubblica che tiene memorizzate al suo interno. Nel momento in cui salva un qualsiasi documento, questo viene criptato con una password a 256 bit. La password viene successivamente criptata tramite una chiave pubblica dello stesso utente. Solo successivamente il file viene memorizzato all’interno della Private Room nel cloud di ONLYOFFICE. Quando invece l’utente accederà a un documento criptato già presente nella Private Room, il documento verrà decriptato tramite la chiave privata dell’utente.
In questo modo, ONLYOFFICE permette la memorizzazione e la condivisione dei file nel cloud mantenendo sempre inalterata la sicurezza dei documenti, persino in fase di modifica. Una funzione decisamente interessante per le aziende di tutte le dimensioni.
Il costo: gratis per le startup, conveniente per le aziende
ONLYOFFICE può essere anche gratuito.
I pacchetti open source sono a disposizione di tutti, per essere installati su un proprio server locale o remoto. La versione cloud è invece una versione commerciale con la formula SaaS, ovvero “software come servizio”, per cui si paga una tariffa mensile per utente. In questo caso si parte con la versione Team – che permette a 5 utenti di lavorare su 10 connessioni simultanee, con 2 GB di spazio per singolo portale – che è gratuita.
La versione Business parte invece da tre utenti e costa 5 euro per utente al mese. Comprende connessioni contemporanee illimitate e 100 GB per utente. Per chi sceglie il pagamento annuale c’è uno sconto del 16% che sale al 33% per chi sceglie la versione triennale.
Per le aziende c’è anche l’offerta Enterprise, dai prezzi chiaramente più importanti, ma comunque molto convenienti rispetto a pacchetti concorrenti. La licenze perpetua per 50 utenti su un singolo server di ONLYOFFICE Workspace, per esempio, costa 1.650 euro, mentre le versioni superiori offrono un supporto esteso e tempi di risposta ridotti fino a 12 ore.
Se proprio non vi piace ONLYOFFICE un altra valida alternativa gratis a Microsoft Office è LibreOffice.
